活動管理のために日報を使っている方が多いと思います。

私も銀行で渉外担当者時代は
毎日、日報を書いて出していました。
でも、これで私の上司が私の活動を把握できたのかというと・・・
それは難しいでしょう。
実際、私の上司は私の活動をまったく把握していなかったように思います。

自身が部下をもつようになって
毎日、オンラインの日報を出してもらっていましたが、
やっぱりこれだけでは行き先がわかるだけで
どれが見込なのか、そうでないのか、
どんな案件なのか具体的なことはよくわかりません。

日報を出してもらうだけでは、活動把握はできない
日報を出してもらうこと＝活動管理ではない
ということです。

じゃあ、どうすればいいのか？
どうしたのか？

この日報をコミュニケーションの道具に使って
話を聞くと、活動が把握できます。

新人や伸び悩んでいる担当者とは毎日
日報を使って、今日の出来事と明日の予定を聞く時間をもちました。
これを毎日、継続していると
だんだんと一つ一つの案件の中身を掴めます。
中身がわかるので、アドバイスも的確になります。
周囲の協力を依頼することもできます。
この時間が心のケアのコミュニケーションにもなります。

上司と担当者、双方の時間の制約上や
担当者の成熟度によって
担当者全員と毎日することが適さない場合でも
週次、隔週でこの時間をもつことで
その時間で日報を使ってコミュニケーションをすることで
その担当者が日々どんな活動をしているのか
だんだんわかってきます。

よく把握しているからこそ
的確な指導やアドバイスが可能になります。
日報をちゃんと見て、それを使って会話する時間をもつことで
担当者の見られている感が高まります。
プラスはあってもマイナスはありません。

活動内容ついて多くの会話を担当者とすることで
担当者は毎日、あなたの考えをシャワーのように浴び
段々とあなたが思うような活動に近づいてきます。

日報を出してもらうだけでは活動把握はできません。
日報を出させる　＝　活動管理している
ではありません。

「日報を使って、今日の出来事、明日の予定を聞く時間をもつこと」
そうやって相互理解を深めることで
よい活動が維持・強化を促す
よくない活動が活動が改善を促す
それが「活動管理」です。